1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
2. Peraturan Menteri PAN & RB Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan Administrasi ke dalam Jabatan Fungsional
3. Peraturan Menteri PAN & RB Nomor 7 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja pada Instansi Pemerintah untuk Penyederhanaan Birokrasi

• Sistem Kerja: serangkaian prosedur dan tata kerja yang membentuk suatu proses aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
• Penyesuaian Sistem Kerja: perbaikan dan pengembangan mekanisme kerja dan proses bisnis ASN dengan memanfaatkan sistem pemerintahan berbasis elektronik.
• Proses Bisnis: kumpulan aktivitas terstruktur yang menjadi acuan bagi instansi dalam menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja dan keluaran yang bernilai tambah sesuai dengan tujuan pendirian organisasi.
• Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE): penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE.

Penyederhanaan birokrasi merupakan bagian dari pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien dengan mengoptimalkan pemanfaatan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Pelaksanaan reformasi birokrasi selaras dengan arahan Presiden Joko Widodo yang menyatakan bahwa perlu adanya tindakan pemangkasan birokrasi yang rumit, eselonisasi harus disederhanakan menjadi dua level, dan penyetaraan beberapa jabatan struktural ke dalam jabatan fungsional melalui penyesuaian (inpassing) pada jabatan fungsional yang setara dengan menghargai keahlian serta kompetensi. Penyederhanaan birokrasi dilakukan melalui tahapan penyederhanaan struktur organisasi, penyetaraan jabatan, dan penyesuaian sistem kerja yang meliputi mekanisme kerja dan proses bisnis.

Penyederhanaan birokrasi tidak hanya menghapus struktur birokrasi dan mengalihkan Pejabat Administrasi menjadi Pejabat Fungsional, namun juga dilakukan melalui perubahan sistem kerja. Perubahan yang dilakukan dalam upaya peningkatan kinerja melalui penyederhanaan birokrasi merupakan transformasi sistem kerja yang semula rumit dan berjenjang sehingga mengakibatkan terhambatnya pengambilan keputusan, berubah menjadi sistem kerja yang kolaboratif dan dinamis. Bentuk dari transformasi sistem kerja tersebut menekankan pada kerja tim yang berorientasi pada hasil dengan didukung oleh tata kelola pemerintahan digital. Dukungan tata kelola pemerintahan tersebut ditujukan untuk mempercepat pengambilan keputusan yang pada akhirnya akan bermuara pada pencapaian kinerja bersama. Berikut adalah gambaran sistem kerja sebelum dan setelah penyederhanaan birokrasi

Pelaksanaan tahapan penyesuaian sistem kerja dilakukan melalui penyesuaian mekanisme kerja dan proses bisnis dengan memanfaatkan sistem pemerintahan berbasis elektronik. Dalam mendukung optimalisasi penerapan sistem kerja ini dibutuhkan kolaborasi antar dan intra unit organisasi sehingga diharapkan mampu mendorong terwujudnya kualitas output yang akuntabel. Dalam memenuhi kebutuhan atas kolaborasi tersebut, Pejabat Fungsional dan pelaksana dapat ditugaskan baik itu di dalam unit organisasi maupun antar unit organisasi, sebagaimana ilustrasi berikut:

Berdasarkan pertimbangan upaya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi guna mendukung kinerja pelayanan pemerintah kepada publik, perlu dilakukan penyederhanaan birokrasi melalui penyetaraan jabatan administrasi ke dalam jabatan fungsional. Penyetaraan Jabatan Adminsitrasi ke Dalam Jabatan Fungsional dilaksanakan berdasarkan Permenpan RB Nomor 28 Tahun 2019, yang kemudian telah dicabut dengan ditetapkannya Permenpan RB Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan Administrasi ke dalam Jabatan Fungsional. Ruang lingkup penyetaraan dalam peraturan tersebut meliputi:

• Jabatan Administrator disetarakan dengan jabatan fungsional jenjang ahli madya
• Jabatan Pengawas disetarakan dengan jabatan fungsional jenjang ahli muda
• Jabatan Pelaksana yang merupakan Eselon V disetarakan dengan jabatan fungsional jenjang ahli pertama

Penyetaraan jabatan dilaksanakan tanpa memperhatikan jenjang pangkat dan golongan ruang yang melekat pada administrator, pengawas, dan jabatan pelaksana yang merupakan eselon V yang akan disetarakan. Dalam hal administrator, pengawas, dan jabatan pelaksana yang merupakan eselon V yang akan disetarakan memiliki pangkat/golongan ruang di bawah atau di atas pangkat/golongan ruang tertinggi yang disyaratkan dalam peraturan perundang-undangan tetap disetarakan dalam jabatan fungsional. Penyetaraan Jabatan dilakukan dengan kriteria:

1. pejabat yang diusulkan dalam penyetaraan jabatan merupakan Pejabat Administrasi yang pada saat penyederhanaan struktur organisasi duduk dalam jabatan yang terdampak penyederhanaan struktur organisasi;
2. tugas dan fungsi Pejabat Administrasi berkaitan dengan pelayanan teknis fungsional;
3. tugas dan fungsi jabatan dapat dilaksanakan oleh Pejabat Fungsional; dan
4. jabatan yang berbasis keahlian atau keterampilan tertentu.

Adapun beberapa persyaratan dalam pelaksanaan penyetaraan jabatan diantaranya:

1. PNS yang masih menjalankan tugas dalam Jabatan Administrator, Jabatan Pengawas, dan Jabatan Pelaksana yang merupakan eselon V berdasarkan keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang diberikan kewenangan;
2. memiliki ijazah paling rendah:
   • S1/D4 bagi yang disetarakan ke dalam Jabatan Fungsional yang mensyaratkan jenjang pendidikan paling rendah S1/D4
   • magister bagi Jabatan Fungsional yang mensyaratkan jenjang pendidikan paling rendah magister; atau
   • sesuai dengan kualifikasi dan jenjang pendidikan yang dipersyaratkan dalam pengangkatan Jabatan Fungsional yang mensyaratkan kualifikasi pendidikan tertentu pada jenjang tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
   • memiliki kesesuaian tugas, fungsi, pengalaman, atau pernah melaksanakan tugas yang berkaitan dengan tugas Jabatan Fungsional.

Dalam hal PNS yang bersangkutan tidak memiliki kualifikasi atau jenjang pendidikan yang berkesesuaian dengan kualifikasi atau jenjang pendidikan yang disyaratkan, Administrator, Pengawas, dan Pejabat Pelaksana yang merupakan eselon V dapat disetarakan ke dalam Jabatan Fungsional setelah mengikuti dan lulus uji kompetensi yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah yang bersangkutan setelah berkoordinasi dengan instansi pembina jabatan fungsional. Apabila tidak mengikuti dan tidak lulus uji kompetensi, maka Pejabat Administrasi dapat dialihkan ke Jabatan Fungsional lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Administrator, Pengawas, dan Pejabat Pelaksana yang merupakan eselon V wajib memiliki pendidikan sesuai dengan persyaratan jabatan paling lama 4 tahun sejak diangkat dan dilantik dalam Jabatan Fungsional. Administrator yang akan diangkat dalam Jabatan Fungsional jenjang ahli madya harus memperhatikan ketentuan Jabatan Fungsional tertentu yang mensyaratkan kualifikasi pendidikan magister untuk menduduki jenjang ahli madya dan wajib memiliki pendidikan sesuai dengan persyaratan jabatan paling lama 4 tahun sejak diangkat dan dilantik dalam Jabatan Fungsional.

Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja pada Instansi Pemerintah untuk Penyederhanaan Birokrasi yang dilengkapi dengan Permenpan RB Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN tersebut diterbitkan sebagai pedoman pelaksanaan sistem kerja dan pengelolaan ASN bagi seluruh instansi pusat maupun daerah untuk menyesuaikan sistem kerjanya melalui penyempurnaan mekanisme kerja dan proses bisnis birokrasi yang berorientasi pada percepatan pengambilan keputusan dan perbaikan pelayanan publik. Di dalam regulasi tersebut menyebutkan bahwa ASN harus mengubah pola pikir dan sistem kerja yang tadinya bersifat hierarki menjadi lincah, fleksibel, dan kolaboratif. Perubahan tersebut diharapkan mampu mengedepankan kerja tim yang fokus pada hasil serta menghargai kompetensi, keahlian, dan keterampilan dengan dukungan tata kelola pemerintahan berbasis digital dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Melalui sistem kerja yang baru, diharapkan pejabat fungsional akan dapat ditugaskan secara flexible, changeable, dan moveable dengan pengelolaan kinerja yang akuntabel. ASN tidak bekerja dalam kotak-kotak tertentu melainkan fokus pada pencapaian tujuan organisasi sehingga budaya organisasi diharapkan mampu bersifat lintas fungsi. Penyesuaian sistem kerja pada instansi pemerintah dilakukan setelah penyederhanaan struktur organisasi dan penyetaraan jabatan guna mewujudkan organisasi yang lebih sederhana dan lebih lincah. Maksud dan tujuan dari penyesuaian sistem kerja diantaranya adalah:

1. mewujudkan proses kerja yang efektif dan efisien;
2. memastikan pencapaian tujuan, strategi, dan kinerja organisasi;
3. mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia; dan
4. mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.

Mekanisme kerja digunakan sebagai acuan dalam pengaturan alur pelaksanaan tugas ASN setelah dilakukan penyederhanaan struktur organisasi dan penyetaraan jabatan dengan mengedepankan kompetensi, keahlian, dan/atau keterampilan. Mekanisme kerja terdiri atas kedudukan, penugasan, pelaksanaan tugas, pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, pengelolaan kinerja serta pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.

Dengan penyederhanaan birokrasi, setiap unit organisasi terdiri dari 2 level struktur dan tim kerja yang terdiri dari kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksana. Tim kerja terdiri dari satu jenis atau lebih Jabatan Fungsional atau Pelaksana yang dapat berasal dari lintas unit organisasi atau jika dibutuhkan dapat berasal dari lintas instansi pemerintah. Pelaksanaan tugas yang dilaksanakan dalam bentuk tim kerja dapat dipimpin oleh Ketua Tim.

Penyederhanaan struktur pada beberapa unit organisasi masih dimungkinkan untuk memiliki lebih dari dua level struktur. Pengecualian ini dilakukan pada unit organisasi dengan kriteria sebagaimana diatur dalam Permenpan RB Nomor 25 Tahun 2021 tentang Penyederhanaan Struktur Organisasi pada Instansi Pemerintah untuk Penyederhanaan Birokrasi.

Mekanisme kerja pasca penyederhanaan struktur organisasi disesuaikan dengan strategi dari Pejabat Level 1 dan/atau Pejabat Level 2. Pejabat-pejabat tersebut memastikan kesiapan dukungan infrastruktur, tata kelola dan sumber daya yang optimal, serta memastikan kolaborasi dan sinergitas pelaksanaan tugas yang ada. Adapun mekanisme kerja pasca penyederhanaan struktur organisasi terbagi menjadi 3 tahapan, yaitu:

Tahap perencanaan dimaksudkan untuk memastikan bahwa kinerja organisasi dapat dilakukan secara sistematis serta logis untuk mencapai tujuan dengan hasil konkrit adalah rencana kerja. Kegiatan yang dilaksanakan pada tahapan perencanaan di antaranya:

1. Penyusunan dan penetapan perjanjian kinerja, perumusan strategi pencapaian target kinerja serta penugasan Pejabat Fungsional dan Pelaksana di bawah koordinasi Pejabat Level 2 oleh Pejabat Level 1.
2. Perumusan strategi pelaksanaan pencapaian target kinerja oleh Pejabat Level 2 yang terdiri dari penentuan pelaksanaan tugas dalam bentuk tim kerja atau individu, penentuan kebutuhan pelibatan Pejabat Fungsional atau Pelaksana lintas unit serta kebutuhan atas Ketua Tim.
3. Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan dan anggaran untuk pencapaian target kinerja oleh Pejabat Fungsional dan Pelaksana.

Tahap pelaksanaan dimaksudkan untuk memastikan kegiatan dan anggaran dijalankan sesuai dengan rencana, dengan rincian:

1. Penyusunan rincian pelaksanaan kegiatan, pembagian peran dan pelaksanaan kegiatan oleh Pejabat Fungsional dan Pelaksana.
2. Monitoring perkembangan dan pemberian umpan balik atas pelaksanaan kegiatan oleh Pejabat Level 2 dan/atau Ketua Tim.
3. Penyampaian hasil pelaksanaan kegiatan kepada Pejabat Level 2.

Tahap evaluasi dimaksudkan untuk memastikan hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan target yang diharapkan. Kegiatan yang dilakukan pada tahapan evaluasi adalah reviu atas hasil pelaksanaan tugas Tim Kerja atau individu oleh Pejabat Level 2 dan Pejabat Level 1. Pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai setelah Pejabat Level 1 menerima hasil pelaksanaan kegiatan dan dinyatakan telah sesuai dengan target yang diharapkan.

Mekanisme kerja di atas dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Yang menjadi catatan penting atas penyesuaian sistem kerja adalah dihapusnya kedudukan dan peran dari Koordinator serta Sub Koordinator. Peran koordinasi tersebut dinyatakan tidak berlaku dalam Pasal 28 Permenpan RB Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan Administrasi ke dalam Jabatan Fungsional.

Pelaksanaan tugas dalam mekanisme kerja pada instansi pemerintah untuk penyederhanaan birokrasi membutuhkan beberapa penyesuaian, diantaranya:

Pejabat Fungsional dan pelaksana berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Pejabat Penilai Kinerja. Pejabat Penilai Kinerja dapat merupakan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, atau Pejabat Fungsional yang diangkat untuk memimpin suatu unit kerja mandiri berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penetapan kedudukan Pejabat Fungsional dan pelaksana dalam suatu unit organisasi pada Instansi Pemerintah ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian, setelah melalui proses perencanaan dan dengan mempertimbangkan rentang kendali dan beban tugas organisasi. Penggambaran kedudukan Pejabat Fungsional dan pelaksana pada unit organisasi terbagi dalam beberapa kondisi sebagai berikut:

• Pejabat Pimpinan Tinggi Madya sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  

• Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Pejabat Pimpinan Administrator sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sebagai Pejabat Penilai Kinerja dengan tidak memiliki Pejabat Administrator
  

• Pejabat Administrator sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Pejabat Pengawas sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Pejabat Administrator sebagai Pejabat Penilai Kinerja dengan tidak memiliki Pejabat Pengawas
  

• Unit organisasi yang dipimpin oleh Pejabat Pengawas
  

• Unit organisasi yang dipimpin oleh Pejabat Fungsional
  

Instruksi penyederhanaan birokrasi adalah menyisakan dua level struktur, yang artinya unit organisasi yang masih memiliki lebih dari dua level struktur dikarenakan adanya pengecualian atau sementara waktu belum dapat disederhanakan. Atas unit organisasi tersebut bilamana kedudukan Pejabat Fungsional dan pelaksana ditempatkan di bawah pejabat level 1 atau pejabat level 2 maka pejabat level 3 dan/atau pejabat level 4 menjadi pelaksana koordinasi pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional dan pelaksana seperti ketua tim.

• Sekretaris Daerah sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Asisten Daerah sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  
• Kepala Biro (Sekretariat Pemerintah Daerah Provinsi) atau Kepala Bagian (Sekretariat Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota) sebagai Pejabat Penilai Kinerja
  

Atas usulan dari Pimpinan Unit Organisasi, Pejabat Penilai Kinerja menugaskan Pejabat Fungsional dan pelaksana untuk membantu pelaksanaan tugas Pimpinan Unit Organisasi. Penugasan tersebut dilakukan setelah penetapan kedudukan Pejabat Fungsional dan pelaksana. Penugasan tersebut dilakukan baik dalam unit organisasi atau lintas unit organisasi. Apabila diperlukan, penugasan dapat dilakukan lintas instansi pemerintah. Pejabat Fungsional dan/atau pelaksana tersebut diberikan surat penugasan dan/atau bukti penugasan tertulis lainnya yang berbentuk fisik ataupun elektronik. Penugasan Pejabat Fungsional dan pelaksana diberikan oleh Pejabat Penilai Kinerja atau Pimpinan Unit Organisasi baik secara individu ataupun dalam tim kerja dengan mempertimbangkan kompetensi, keahlian dan/atau keterampilan dan mengedepankan profesionalisme, kompetensi, dan kolaborasi. Seperti halnya kedudukan, penugasan Pejabat Fungsional dan pelaksana dilakukan melalui proses perencanaan berdasarkan beban kerja. Pejabat Fungsional dan pelaksana dapat terlibat untuk melaksanakan tugas lebih dari 1 (satu) target kinerja, baik berupa tugas rutin atau tugas insidental yang dilaksanakan dalam waktu tertentu. Penugasan Pejabat Fungsional dan pelaksana baik secara individu atau dalam tim kerja dilakukan melalui dua cara yaitu:

1. Penunjukan: Penunjukan merupakan cara penugasan Pejabat Fungsional dan pelaksana langsung dari Pejabat Penilai Kinerja dan/atau Pimpinan Unit Organisasi untuk melaksanakan kinerja tertentu. Penunjukan dapat dilakukan di dalam unit organisasi atau lintas unit organisasi. Namun demikian, jika dipandang perlu, penugasan baik secara individu maupun tim kerja dapat melibatkan Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berasal dari lintas instansi.
2. Pengajuan Sukarela: Pengajuan sukarela merupakan cara penugasan Pejabat Fungsional atau pelaksana atas dasar permohonan aktif dari Pejabat Fungsional atau pelaksana. Pengajuan sukarela bertujuan untuk memberikan ruang peran aktif bagi Pejabat Fungsional atau pelaksana untuk dapat membantu pelaksanaan kinerja organisasi yang sesuai dengan kompetensi, keahlian dan/atau keterampilannya, namun belum masuk ke dalam tugas yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengajuan sukarela hanya dapat dilakukan di dalam unit organisasi Pejabat Fungsional bersangkutan dan lintas unit organisasi di dalam Instansi Pemerintah bersangkutan.

Pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional dan pelaksana dapat dilakukan dalam tim kerja atau individu, yang dilakukan dalam unit organisasi, lintas unit organisasi, serta lintas Instansi Pemerintah. Beberapa hal yang terkait dengan pelaksanaan tugas dalam tim kerja adalah:

1. Pelaksanaan tugas dalam tim kerja dapat melibatkan Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berasal dari satu unit organisasi dan/atau lintas unit organisasi;
2. Bilamana diperlukan, pelaksanaan tugas dalam tim kerja dapat melibatkan Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berasal dari lintas Instansi Pemerintah;
3. Dalam tim kerja, pimpinan unit organisasi dapat menunjuk salah satu pejabat fungsional atau pelaksana sebagai ketua tim kerja berdasarkan keahlian dan/atau keterampilan;
4. Pada tim kerja dimana terdapat anggota yang berasal dari lintas unit organisasi dan/atau lintas Instansi Pemerintah, Pejabat Fungsional atau pelaksana yang berperan sebagai ketua tim diutamakan berasal dari Unit Organisasi pemilik kinerja tersebut;
5. Jumlah tim kerja dan jumlah Pejabat Fungsional dan pelaksana dalam tim kerja merupakan strategi dari Pimpinan Unit Organisasi.

Pelaksanaan tugas dalam tim kerja diperlukan adanya pembagian tanggung jawab baik Pejabat Penilai Kinerja, Pimpinan Unit Organisasi, Ketua Tim, maupun Anggota Tim.

Terdapat dua macam pertanggungjawaban dalam pelaksanaan tugas yaitu:

1. Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional atau pelaksana secara individu Dalam pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional atau pelaksana secara individu maka Pejabat Fungsional atau pelaksana melaporkan pelaksanaan tugas secara langsung kepada Pimpinan Unit Organisasi.
2. Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional atau pelaksana dalam tim kerja.
   • Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berperan sebagai anggota tim melaporkan pelaksanaan tugas kepada ketua tim.
   • Pejabat Fungsional dan pelaksana yang berperan sebagai ketua tim kemudian melaporkan pelaksanaan tugas tim kerja kepada Pimpinan Unit Organisasi.

Pelaksanaan penyederhanaan birokrasi terdiri dari tiga tahap yaitu penyederhanaan struktur organisasi, penyetaraan jabatan, dan penyesuaian sistem kerja. Penyesuaian sistem kerja sebagai tahapan untuk mendukung optimalisasi pelaksanaan penyederhanaan birokrasi merupakan bentuk dari pelaksanaan transformasi manajemen. Penerapan transformasi manajemen secara efektif akan mewujudkan terciptanya pola kerja baru dalam organisasi pemerintahan.

Selanjutnya agar pelaksanaan penyesuaian sistem kerja baru pada masing-masing instansi berjalan efektif. perlu adanya sistem pengendali oleh tim transformasi manajemen. Peran tim transformasi manajemen dalam pelaksanaan penyesuaian sistem kerja tersebut meliputi:

1. Dukungan pembinaan strategi organisasi, dengan tahapan:
   • pengoordinasian pencapaian rencana strategis;
   • penjaminan efektivitas pelaksanaan reformasi birokrasi, fasilitasi, dan koordinasi arah kebijakan organisasi di lingkungan masing-masing instansi pemerintah.
2. Dukungan pembinaan sinergitas organisasi, dengan tahapan:
   • penguatan kolaborasi dan sinergitas antar unit organisasi di lingkungan masing-masing instansi pemerintah;
   • penyelarasan rencana strategi dan rencana kerja di lingkungan masing-masing Instansi Pemerintah.

Tim transformasi manajemen dilaksanakan oleh unsur kesekretariatan yang terdiri dari pejabat yang berwenang, pejabat level tertinggi, Pejabat Penilai Kinerja, pimpinan unit yang bertanggung jawab atas sumber daya manusia, serta pimpinan unit yang bertanggung jawab atas perencanaan kinerja dan anggaran.