Artikel
Dampak Pemanfaatan Knowledge Management System Manajemen Aparatur Sipil Negara (KMS MASN) dan Potensi Pengembangannya
I Ketut Buana
Kepala Bidang Informasi Kepegawaian, Kantor Regional X
BKN
Pendahuluan
Setiap PNS memiliki hak dan kesempatan yang sama untuk diikutsertakan dalam pengembangan kompetensi dengan memperhatikan hasil penilaian kinerja dan kompetensi PNS yang bersangkutan. Pengembangan kompetensi bagi setiap PNS dilakukan paling sedikit 20 (dua puluh) jam pelajaran dalam 1 (satu) tahun. Kemudian untuk menyelenggarakan pengembangan kompetensi, Pejabat Pembina Kepegawaian diwajibkan untuk: menetapkan kebutuhan dan rencana pengembangan kompetensi, melaksanakan pengembangan kompetensi, dan melaksanakan evaluasi pengembangan kompetensi. Ketentuan tersebut tercantum dalam ketentuan Pasal 203 Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 2017 tentang Manajemen PNS sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2020.
Pengembangan kompetensi merupakan hal penting dalam rangka mewujudkan profesionalisme ASN. Hal tersebut diindikasikan dengan ketentuan dimensi kompetensi sebagai salah satu unsur penilaian Indeks Profesionalitas ASN selain kualifikasi, disiplin dan kinerja. Namun dalam praktiknya, masih ditemui hambatan pelaksanaan amanat peraturan tersebut terutama karena kendala keterbatasan anggaran pengembangan kompetensi yang disiapkan instansi. Tantangan dalam pemenuhan dimensi Kompetensi dalam pengukuran Indeks Profesionalitas ASN (IP ASN) menjadi isu hangat dalam pengelolaan manajemen ASN. Berdasarkan hasil pengukuran IP ASN di wilayah kerja Kanreg X BKN tahun 2021, hampir 90 persen instansi di wilayah kerja Kantor Regional X BKN memiliki nilai IP ASN kurang dan sangat kurang. Dimensi Kompetensi yang seharusnya dapat dimaksimalkan untuk menunjang IP ASN belum dapat terlaksana secara optimal. Hal ini terjadi karena adanya keterbatasan dari para ASN dalam mengikuti pengembangan kompetensi. Menyikapi fenomena ini Kantor Regional X BKN Denpasar berusaha menawarkan solusi dengan merumuskan sebuah inovasi yang diberi nama Knowledge Management System Manajemen Aparatur Sipil Negara (KMS MASN). Menurut Fernandes (2010), Knowledge Management System (KMS) adalah sistem yang dapat digunakan untuk memfasilitasi proses pengelolaan pengetahuan, sehingga KMS dapat dibagi ke dalam masing-masing proses KM, yaitu knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system, dan knowledge application system. Menurut Tiwana (1999) tujuan utama KMS adalah mengintegrasikan pengetahuan-pengetahuan yang terpisah dalam organisasi ke dalam sebuah aplikasi terintegrasi. KMS mengacu kepada sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk mendukung penciptaan, penangkapan, penyimpanan dan diseminasi informasi. Berdasarkan definisi tersebut Knowledge Management dapat dipandang sebagai sebuah siklus hidup yang dimulai dengan pembuatan master plan dan berakhir dengan sistem yang terstruktur untuk memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan.
Sebelumnya di tahun 2021, Kantor Regional X BKN Denpasar telah membangun aplikasi KMS. Hal ini dilakukan karena adanya kebutuhan untuk mendokumentasikan pengetahuan yang berkaitan dengan bidang tugas di Kantor Regional X BKN yang harus diketahui oleh para pengelola kepegawaian di wilayah kerja Kantor Regional X BKN, sehingga para pegawai di wilayah kerja tidak harus menyampaikan informasi berulang untuk hal yang sama. Aplikasi tersebut kemudian dikembangkan dengan nama KMS MASN yang diluncurkan dan diimplementasikan secara luas mulai tanggal 16 Mei 2023 oleh Plt Kepala BKN. KMS MASN merupakan salah satu platform pengembangan kompetensi melalui pembelajaran mandiri dengan menggunakan platform e-learning. Dengan tagline “Pengembangan Kompetensi yang Praktis, Gratis dan Kolaboratif”, Kanreg X BKN hadir memberikan solusi kebutuhan pengembangan kompetensi teknis khususnya Manajemen Aparatur Sipil Negara. Awalnya KMS MASN hanya berisi materi untuk pembelajaran, namun setelah melalui benchmarking aplikasi serupa di PT Pegadaian, KMS MASN selanjutnya dikembangkan dengan menambahkan fitur e-learning yang disertai pre-test dan post-test untuk mengukur efektivitas pembelajaran setiap topik yang dipilih disertai sertifikat bagi yang memenuhi passing grade yang telah ditentukan.
KMS MASN Solusi Praktis, Gratis dan Kolaboratif Bankom ASN
KMS sebagai platform berbagi pengetahuan berbasis Wiki yang dikembangkan oleh Kantor Regional X Badan Kepegawaian Negara sebagai sumber bertukar informasi, berbagi pengetahuan dan transfer pengetahuan tentang Manajemen ASN, peraturan, prosedur, panduan implementasi aplikasi dan lain sebagainya, baik untuk kebutuhan umum, internal pegawai, Stakeholder BKPSDM/BKD/Biro SDM instansi maupun untuk kebutuhan internal Kantor Regional X BKN. KMS MASN awalnya dibuat untuk menyimpan data pengetahuan yang dimiliki oleh perorangan yang bersifat tacit knowledge atau pengetahuan yang belum tertulis menjadi explicit knowledge atau pengetahuan yang telah didokumentasikan. Selanjutnya aplikasi ini dikembangkan untuk menjadi wadah berbagai pengetahuan, referensi peraturan, bank permasalahan, e-learning pembelajaran mandiri sebagai bagian dari pengembangan kompetensi ASN. Aplikasi KMS MASN dapat diakses melalui tautan https://denpasar.bkn.go.id/elearning/. Aplikasi ini bertujuan untuk: memudahkan proses transfer pengetahuan, mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki oleh masing-masing pegawai, memudahkan stakeholder mencari pengetahuan dan mengembangkan kompetensi yang diperlukan terkait dengan permasalahan kepegawaian, dan menyediakan media transfer pengetahuan yang efektif dan praktis. Aplikasi ini diharapkan dapat menjadi sarana menghimpun pengetahuan, menjadi alat bantu untuk proses transfer pengetahuan kepegawaian, dan menjadi sarana pengembangan kompetensi pegawai khususnya substansi peraturan Manajemen Aparatur Sipil Negara.
Platform pembelajaran Digital ini sebagai solusi kebutuhan pengembangan kompetensi ASN minimal 20 JP setahun yang dapat dilakukan secara mandiri. Penambahan fitur e-learning bertujuan untuk menjawab kebutuhan kompetensi ASN di wilayah kerja Kanreg X BKN, di mana nilai IP ASN pada dimensi Pengembangan Kompetensi masih kurang. Dari KMS MASN nantinya dapat dikembangkan untuk membentuk KMS Aparatur Sipil Negara yang berisi berbagai kumpulan pengetahuan lintas sektor dan lintas instansi. Instansi dapat mengisi konten KMS ASN sesuai dengan sektornya, sehingga ASN memiliki media pembelajaran mandiri dengan berbagai pilihan pengembangan kompetensi teknis manajemen ASN yang dibutuhkan.
Saat ini KMS MASN sudah menyediakan 32 topik manajemen ASN di mana masing-masing topik setara dengan 2 JP untuk setiap topik yang memenuhi passing grade minimal 70% dari nilai post-test untuk setiap topik pembelajaran yang diikuti. Tujuan pembangunan KMS MASN di antaranya: memudahkan proses transfer pengetahuan bagi ASN, mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki oleh ASN, dan memudahkan Stakeholder mendapatkan, pengembangkan dan berbagai pengetahuan secara gratis, praktis dan kolaboratif.
Implementasi KMS MASN dapat menjadi embrio pengembangan lebih lanjut penyediaan platform digital pengembangan kompetensi ASN. Jika masing-masing instansi aktif berkontribusi menyiakan konten pengembangan kompetensi dan ditampung dalam satu platform KMS Aparatur Sipil Negara (KMS ASN, maka pengembangan kompetensi ASN jauh lebih mudah, praktis dan efisien. ASN dapat mengembangkan kompetensi lintas sektor sehingga dapat mengembangkan kompetensinya secara mandiri melalui platform KMS ASN yang menyediakan berbagai pengetahuan lintas sektor. Hal ini juga dapat bermanfaat mendukung pengembangan manajemen talenta nasional, mengingat telah tersedia kualifikasi ASN dengan kompetensi lintas sektor yang memadai sehingga memudahkan pengisian jabatan-jabatan dan fungsi-fungsi lintas kementerian lembaga oleh talenta-talenta nasional.
Gambar 1: Kerangka pikir pembangunan dan pengembangan KMS MASN
Pemanfaatan e-learning KMS MASN terdiri dari tahapan pre-test, membaca bahan bacaan, post-test, pengisian Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) hingga pengunduhan sertifikat pengembangan kompetensi yang dapat digunakan sebagai eviden pengembangan kompetensi. Pengguna yang belum terdaftar diwajibkan mendaftar untuk mendapatkan akun pengguna. Akun tersebut dapat digunakan untuk mengakses aplikasi, mengikuti topik-topik dan evaluasi pembelajaran serta mendapatkan pengakuan pengembangan kompetensi berupa sertifikat e-learning jika memenuhi passing grade yang telah ditetapkan.
Adapun manfaat dari penggunaan KMS MASN di antaranya:
Menjadi sarana menghimpun pengetahuan organisasi,
Menjadi alat bantu untuk proses alih pengetahuan Manajemen Aparatur Sipil Negara,
Menjadi sarana menambah pengetahuan dan kompetensi teknis ASN khususnya mengenai Manajemen Aparatur Sipil Negara.
Dampak Pemanfaatan KMS MASN
Hingga tanggal 14 Maret 2024, KMS MASN telah menerbitkan sebanyak 21.191 sertifikat atau setara dengan 42.382 jam pelajaran oleh 3.869 pengguna. Jika asumsi biaya pelatihan 1 JP seharga Rp. 200.000 maka potensi efisiensi yang dihasilkan sebanyak 42.382 JP x Rp. 200.000 = Rp. 8.476.400.000. Nilai yang cukup besar dan berpotensi terus bertambah ke depannya jika sosialisasi dilakukan untuk pemanfaatan yang lebih masif.
Gambar 2: Infografis Pemanfaatan KMS MASN per 14 Maret 2024
Tingginya antusias pemakaian aplikasi ini menunjukkan efektivitas inovasi yang telah berhasil memberi dampak berupa solusi pengembangan kompetensi secara fleksibel dan gratis di tengah minimnya anggaran pengembangan kompetensi yang disiapkan instansi. Aplikasi ini memiliki kelebihan fleksibilitas waktu, kemudahan penggunaan dan juga gratis dan praktis, karena aplikasi ini dapat digunakan kapan pun dan di mana pun yang dapat diakses dengan perangkat komputer atau ponsel. Pemanfaatan aplikasi ini tidak dipungut biaya dan langsung mendapatkan sertifikat begitu selesai mengerjakan post-test dan melampaui passing grade 70% soal yang dijawab benar. Terakhir aplikasi ini membuka peluang kolaborasi dari stakeholder terkait untuk berbagi pengetahuan baik instansi pusat maupun daerah yang sekaligus dapat digunakan sebagai media sosialisasi yang disertai instrumen pengukuran efektivitas pembelajaran mandiri yang telah dilakukan.
Simpulan dan saran
KMS MASN merupakan terobosan yang mampu menjawab kebutuhan pengembangan kompetensi minimal 20 JP setahun khususnya kompetensi teknis manajemen Aparatur Sipil Negara di tengah keterbatasan anggaran yang disediakan instansi. Potensi pengembangan KMS MASN berikutnya adalah menjadi KMS Aparatur Sipil Negara untuk menampung berbagai pengetahuan lintas sektor yang dibutuhkan ASN. Implementasi KMS MASN telah memberikan manfaat dan dampak yang cukup signifikan baik dari sisi efektivitas maupun efisiensi anggaran dalam pengelolaan Aparatur Sipil Negara adalah langkah krusial menuju pemerintahan yang efisien, responsif, dan inovatif.
Mengingat Efektivitas dan efisiensi pemanfaatan KMS MASN maka diperlukan kesinergian antar lembaga dalam hal ini dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN) untuk menjadi leading sector pengembangan platform KMS ASN yang merangkum berbagai pengetahuan lintas sektor yang dibutuhkan ASN. Dari sisi aplikasi juga perlu dilakukan integrasi dengan platform aplikasi SIASN dengan penggunaan SSO dan pemanfaatan data pengembangan kompetensi untuk berbagai kebutuhan seperti data pengembangan kompetensi, manajemen talenta, dan IP ASN. Berikutnya konten KMS MASN perlu dimutakhirkan sesuai perkembangan dan peraturan yang berlaku dan dibuka peluang kolaborasi dari stakeholder terkait untuk mengisi konten pengetahuan yang dibutuhkan dalam konteks manajemen ASN.
Daftar Bacaan
Becerra-Fernandes, I., dan Ravij, Sabherwal. (2010): Knowledge Management System and processes. M.E. Sharpe,Inc. New York: M.E. Sharpe, Inc.
Ida Ayu Widyantari Arnawa (2023): KMS MASN, Solusi Praktis Pengembangan Kompetensi ASN. Buletin X Media Edisi XX.
Tiwana, A. (1999): Knowledge Management Toolkit. Knowledge Management Toolkit. United States: Prentice Hall.