Ni Putu Diah Ratih Nareswari Putri
Analis SDM Aparatur Muda, Kantor Regional X BKN
Layanan Kepegawaian Masa Kini
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dibentuk untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya. Pemerintahan diselenggarakan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dengan harapan terciptanya proses bisnis pemerintahan yang terintegrasi antara Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Integrasi ini bertujuan untuk membentuk satu kesatuan pemerintahan yang utuh dan menyeluruh serta menghasilkan birokrasi pemerintahan dan pelayanan publik yang berkinerja tinggi. Salah satu wujud nyata dari upaya tersebut adalah telah dibangunnya layanan kepegawaian berbasis digital oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Salah satu layanan Kepegawaian yang sebelumnya menjadi core business BKN adalah usul penerbitan identitas berupa Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Istri (Karis), dan Kartu Suami (Karsu). Karpeg sebagai salah satu bentuk tanda pengenal bagi PNS mengalami transformasi yang cukup signifikan. Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 16 tahun 2022 tentang Kartu Aparatur Sipil Negara (ASN) Virtual menyebutkan bahwa Kartu ASN Virtual berfungsi sebagai kelengkapan administrasi kepegawaian dan berlaku selama pemegang kartu berstatus sebagai PNS atau PPPK. Kartu ini berbentuk dwi rupa yakni dapat digunakan baik secara elektronik maupun dicetak bentuk fisiknya. Keseluruhan proses penetapan, pemutakhiran data, penerbitan, hingga pengunduhan dilakukan melalui sistem informasi yang dikelola BKN. Sebagai implikasi dari digitalisasi ini, sejak ditetapkannya Surat Edaran tersebut Instansi Pemerintah tidak perlu lagi mengusulkan Karpeg ke BKN maupun Kantor Regional BKN.
Dari sisi yang berbeda, keberadaan Karis dan Karsu statis dan tidak menunjukkan tanda perubahan. Sebagaimana diatur dalam Keputusan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor: 1158a/KEP/1983 tentang Kartu Istri/Suami Pegawai Negeri Sipil, Karis dan Karsu diberikan kepada setiap Istri/Suami dari PNS sebagai identitas atau tanda pengenal dan hanya berlaku selama yang bersangkutan menjadi pasangan sah dari PNS tersebut. Karis dan Karsu tidak lagi berlaku dalam kondisi: pasangan pemegang Karis dan Karsu berhenti sebagai PNS tanpa hak pensiun; dan/atau pemegang Karis dan Karsu bercerai dengan pasangannya. Dari perspektif umum, Karis dan Karsu hanya berfungsi sebagai tanda pengenal atau identifikasi persona, dan tidak digunakan sebagai syarat utama dalam pengajuan usul layanan administrasi kepegawaian. Hal ini mengindikasikan keterbatasan fungsi dan manfaat dari Karis dan Karsu sebagai sebuah produk. Menjunjung asas efisiensi, realita ini sungguh bertolak belakang dengan semangat dan falsafah yang dianut dalam pembangunan SPBE.
Oleh karenanya perlu kita pertanyakan lebih lanjut, sejauh mana relevansi Karis dan Karsu di era layanan kepegawaian berbasis elektronik? Apakah Karis dan Karsu masih memiliki nilai intrinsik dan manfaat bagi ASN baik sebagai individu profesional yang menjalankan tugas kedinasan, maupun sebagai persona yang berhak menerima pengembangan karier melalui layanan kepegawaian?
Karis dan Karsu, masih kah berlaku?
ASN merupakan individu profesional yang pengembangan karier jabatannya dikelola oleh Instansi yang berwenang melalui prosedur yang telah ditetapkan, dengan berlandaskan pada sistem merit dan asas akuntabilitas, dengan hak dan kewajiban yang menyertai. Salah satu hak ASN adalah mendapatkan tanda pengenal identitas diri. Sesuai dengan transformasi digital layanan kepegawaian, ASN di seluruh Indonesia dapat mengakses dan mengunduh sendiri Kartu ASN Virtual melalui SIASN BKN. Hal ini sesuai dan mendukung proses mewujudkan SPBE di sektor kepegawaian.
Karis dan Karsu sebagaimana hal nya dengan Karpeg merupakan salah satu tanda pengenal dan identitas yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi pasangan sah dari seorang PNS. Namun hasil observasi terhadap syarat dokumen yang dibutuhkan dalam setiap layanan di BKN, belum ditemukan klausa yang mensyaratkan identitas ini sebagai dokumen yang wajib ada. Hal ini menambah dugaan irelevansi kehadiran Karis dan Karsu bagi seorang ASN. Tidak hanya itu, kenyataan bahwa usul Karis dan Karsu masih menjadi salah satu jenis layanan yang dilakukan oleh BKN namun dengan produk non-digital, merupakan sinyal yang menunjukkan belum paripurnanya implementasi SPBE dalam konteks layanan kepegawaian.
Sesuai dengan Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 16 tahun 2022 tentang Kartu Aparatur Sipil Negara Virtual, Karpeg telah dialihkan ke dalam bentuk digital, sehingga layanan penetapan karpeg di Kantor Regional BKN telah dihapuskan. Sebagai lembaga pemerintah non-kementerian yang diberi kewenangan melakukan pembinaan dan menyelenggarakan Manajemen ASN, salah satu fungsi yang dilaksanakan oleh BKN adalah penyiapan penetapan kartu identitas pegawai dan keluarganya, yakni Karis dan Karsu. Saat ini layanan penetapan Karis dan Karsu masih dilakukan secara tradisional dengan menggunakan berkas fisik dan/atau dokumen yang terdigitalisasi. Belum terdapat Prosedur Operasional Standard (POS) yang ditetapkan oleh BKN dan berlaku secara menyeluruh, yang mengakomodasi proses layanan secara elektronik. Tidak ditemukan layanan kepegawaian lain yang secara terintegrasi membutuhkan Karis dan/atau Karsu sebagai syarat dokumen dalam proses verifikasi usul.
Apakah Karis dan Karsu masih memiliki nilai intrinsik dan manfaat bagi ASN baik sebagai individu profesional yang menjalankan tugas kedinasan, maupun sebagai persona yang berhak menerima pengembangan karier melalui layanan kepegawaian?
Nyatanya tidak terdapat implikasi langsung pada ketiadaan Karis/Karsu bagi ASN yang telah berkeluarga terhadap layanan pengembangan karier individu ASN tersebut. Hasil observasi pada POS Bidang Pengangkatan dan Pensiun Kantor Regional X BKN menunjukkan bahwa usul layanan Penerbitan Pertimbangan Teknis maupun Surat Keputusan Pensiun Janda/Duda PNS tidak mempersyaratkan Karis/Karsu sebagai dokumen yang wajib ada. Hal ini disebabkan oleh telah terekamnya data keluarga PNS secara terintegrasi dalam SIASN yang dikelola BKN, sehingga verifikator tidak menyandarkan diri pada dokumen primer berupa Karis/Karsu. Karis dan/atau Karsu selain sebagai tanda pengenal tidak memiliki additional value di luar segmen layanan kepegawaian, bagi pemegangnya. Menggunakan Economic Value Theory dari Kevin Maney, terdapat sembilan poin yang menjadi alasan manusia dalam mempertimbangkan pembelian suatu produk. Poin tersebut adalah: efikasi; kecepatan; reliabilitas; kemudahan penggunaan; fleksibilitas; status; estetika; emosi; dan biaya. Berdasarkan teori tersebut, Karis/Karsu tidak memiliki nilai reliabilitas yang cukup, karena pemegangnya tidak mendapatkan keuntungan signifikan dari keberadaan identitas tersebut.
Lalu sejauh mana relevansi Karis dan Karsu di era layanan kepegawaian berbasis elektronik?
Berdasarkan POS Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian Kantor Regional X BKN, layanan penetapan Karis dan Karsu masih dilakukan secara tradisional dengan menggunakan berkas fisik dan/atau dokumen yang terdigitalisasi. BKN belum menetapkan standard menyeluruh, yang mengakomodasi proses layanan secara elektronik. Dalam upaya mewujudkan Satu Data ASN, BKN sedang dalam proses pengembangan dan implementasi Sistem Kepegawaian Nasional (SIMPEGNAS) terintegrasi yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh instansi baik pemerintah pusat maupun daerah di seluruh Indonesia. Data yang komprehensif menyediakan zero gap atas kebutuhan data tambahan bagi pihak yang berkepentingan untuk melakukan layanan kepegawaian.
Kesimpulan dan Rekomendasi
Karis dan Karsu tidak memiliki nilai intrinsik dan additional value bagi ASN baik sebagai individu profesional yang menjalankan tugas kedinasan, maupun sebagai persona yang berhak menerima pengembangan karier melalui layanan kepegawaian. Penetapan Karis dan Karsu fisik tidak relevan dilakukan di era layanan kepegawaian berbasis elektronik. Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan diatas dapat diajukan rekomendasi sebagai berikut:
Instansi yang memiliki otoritas, menambahkan additional value baik yang masih ada kaitannya dengan pengembangan karier ASN, maupun value lain di luar kedinasan seperti economic value;
Penetapan Karis dan Karsu fisik dihapuskan dari layanan kepegawaian BKN, digantikan dengan versi digital;
Karis dan Karsu dihapuskan secara permanen karena sejalan dengan asas efektivitas dan efisiensi dalam pembangunan SPBE, sehingga selaras dengan tujuan Satu Data ASN dengan pemanfaatan data yang komprehensif dan terintegrasi.
Referensi
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 16 Tahun 2013 tentang Pemberian Seri, Kode, dan Nomor Kartu Pegawai Negeri Sipil, Kartu Istri Pegawai Negeri Sipil, dan Kartu Suami Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 Tahun 2015 tentang Perubahan atas Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 16 Tahun 2013 tentang Pemberian Seri, Kode, dan Nomor Kartu Pegawai Negeri Sipil, Kartu Istri Pegawai Negeri Sipil, dan Kartu Suami Pegawai Negeri Sipil
Keputusan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor: 1158a/KEP/1983 tentang Kartu Isteri/Suami Pegawai Negeri Sipil
Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 123.1/KEP/2019 Tahun 2019 tentang Pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di lingkungan Badan Kepegawaian Negara
Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 16 tahun 2022 tentang Kartu Aparatur Sipil Negara Virtual
Josh Kaufman, “The Personal MBA”, https://personalmba.com/economic-values/#:~:text=What%20Are%20'Economic%20Values'%3F,appeal%2C%20emotion%2C%20and%20cost. Diakses pada 28 Maret 2024.