1. UU No 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
2. PP No 11 Tahun 2017 sebagaimana diperbaharui dengan PP No 17 Tahun 2020 tentang Manajemen PNS;
3. PP No 49 Tahun 2018 tentang Manajemen PPPK;
4. Permenpan RB No 1 Tahun 2020 tentang Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja;
5. Peraturan BKN No 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyusunan Kebutuhan ASN.

Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja pada instansi pemerintah. PNS dan PPPK diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Berdasarkan UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN disebutkan bahwa setiap instansi wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja yang dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan. Setiap Instansi Pemerintah juga wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PPPK berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. Dalam PP No 49 Tahun 2018 tentang Manajemen PPPK ditentukan bahwa penyusunan kebutuhan jumlah PPPK merupakan satu kesatuan dengan penyusunan kebutuhan PNS.

Terkait dengan penyusunan kebutuhan PNS, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi menetapkan kebutuhan jumlah dan jabatan PNS secara nasional dengan memperhatikan pendapat menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang keuangan dan pertimbangan teknis dari kepala BKN.

Berdasarkan pertimbangan teknis Kepala BKN, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi menyusun rencana pemenuhan kebutuhan PNS berdasarkan prioritas pembangunan nasional. Rencana pemenuhan kebutuhan PNS disampaikan oleh Menteri PAN RB kepada menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang keuangan untuk dimintakan pendapat paling lambat akhir bulan April untuk rencana pemenuhan kebutuhan PNS tahun berikutnya.

Pendapat menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang keuangan disampaikan kepada Menteri PAN RB paling lambat akhir bulan Mei untuk rencana pemenuhan kebutuhan PNS tahun berikutnya. Penetapan kebutuhan PNS pada setiap Instansi Pemerintah setiap tahun ditetapkan oleh Menteri PAN RB paling lambat akhir bulan Mei tahun berjalan.

Dalam pemberian pertimbangan teknis Kepala BKN dan penetapan kebutuhan PNS oleh Menteri PAN RB harus memperhatikan:

• untuk Instansi Pusat:
  1. susunan organisasi dan tata kerja;
  2. jenis dan sifat urusan pemerintahan yang menjadi tanggungjawabnya;
  3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia untuk setiap jenjang Jabatan;
  4. jumlah PNS yang akan memasuki Batas Usia Pensiun;
  5. rasio jumlah antara PNS yang menduduki Jabatan administrator, Jabatan pengawas, Jabatan pelaksana, dan JF; dan
  6. rasio antara anggaran belanja pegawai dengan anggaran belanja secara keseluruhan.

• untuk Instansi Daerah Provinsi:
  1. data kelembagaan;
  2. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang Jabatan;
  3. jumlah PNS yang akan memasuki Batas Usia Pensiun;
  4. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah kabupaten atau kota yang dikoordinasikan; dan
  5. rasio antara anggaran belanja pegawai dengan anggaran belanja secara keseluruhan.

• untuk Instansi Daerah Kabupaten/Kota:
  1. data kelembagaan;
  2. luas wilayah, kondisi geografis, dan potensi daerah untuk dikembangkan;
  3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang Jabatan;
  4. jumlah PNS yang akan memasuki Batas Usia Pensiun;
  5. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah penduduk; dan
  6. rasio antara anggaran belanja pegawai dengan anggaran belanja secara keseluruhan.

Dalam hal kebutuhan PNS yang telah ditetapkan pada Instansi Pemerintah tidak seluruhnya direalisasikan, Menteri PAN RB dapat mempertimbangkan sebagai tambahan usulan kebutuhan PNS untuk tahun berikutnya.

Untuk lebih lengkapnya, tata cara penyusunan dan penetapan kebutuhan PNS dan PPPK dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Peraturan BKN No 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyusunan dan Penetapan Kebutuhan ASN.

Berdasarkan Peraturan BKN No 9 Tahun 2022 Pasal 1 Ayat 14, Penyusunan Kebutuhan ASN adalah penentuan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan ASN yang diperlukan untuk melaksanakan tugas instansi secara efektif dan efisien untuk jangka waktu tertentu dalam rangka mendukung pencapaian tujuan Instansi Pemerintah.

Berikut infografis Tahapan Penyusunan Kebutuhan ASN:

Tahapan Penyusunan Kebutuhan ASN mulai dari Penyusunan Analisis jabatan, Penyusunan Analisis Beban Kerja, Penyusunan Peta Jabatan, Penyusunan Kebutuhan ASN, dan Penyampaian usulan Kebutuhan dilaksanakan oleh Instansi Pusat dan Instansi Daerah. Sementara itu tahapan Analisis Kebutuhan ASN dan Pertimbangan Kebutuhan ASN dilaksanakan oleh BKN.

Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Analisis Jabatan harus memuat informasi Jabatan sebagai berikut:

• Identitas Jabatan merupakan kumpulan informasi yang terdiri atas:
  • nama Jabatan atau nomenklatur Jabatan, yaitu sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi jabatan, yang berupa sekelompok tugas yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan, tugas, dan fungsi yang sama sebaiknya menggunakan nama jabatan yang sama.
  • kode Jabatan, yaitu kode yang merepresentasikan suatu jabatan, yang dibuat untuk mempermudah inventarisasi jabatan.
  • unit kerja.
• Ikhtisar Jabatan adalah ringkasan dari tugas-tugas yang dilakukan, yang tersusun dalam satu kalimat yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan.
• Kualifikasi Jabatan adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh pegawai untuk menduduki suatu jabatan yang terdiri atas pendidikan, pelatihan dan pengalaman, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik.
  • Pendidikan merupakan pendidikan formal minimal yang harus dimiliki Pemangku Jabatan untuk menduduki suatu jabatan disertai dengan jurusan yang sesuai dengan kebutuhan jabatan.
  • Pelatihan yang dimaksud terdiri atas: Pelatihan Kepemimpinan, Pelatihan Fungsional, dan Pelatihan Teknis.
  • Pengalaman merupakan pengalaman kerja Pemangku Jabatan pada bidang tertentu yang linier dan/atau berkaitan dengan tugas Jabatan.
• Tugas Pokok adalah paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja menggunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu.
• Hasil Kerja adalah suatu keluaran atau output dari pelaksanaan tugas jabatan yang dapat diukur atau dihitung berdasarkan bukti fisik kegiatan.
• Bahan Kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja.
• Perangkat Kerja adalah acuan atau pedoman yang digunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja.
• Tanggung Jawab adalah tuntutan Jabatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik mungkin, tepat waktu, dan memberikan manfaat atas tugas yang dilaksanakan serta berani menanggung risiko atas keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukannya.
• Wewenang adalah hak dan kekuasaan pemangku jabatan untuk mengambil sikap atau menentukan sikap pengambilan keputusan.
• Korelasi Jabatan adalah hubungan kerja antara Jabatan yang dianalisis dengan Jabatan lainnya terkait dengan pelaksanaan tugas secara vertikal, horizontal, dan/atau diagonal baik di dalam maupun di luar Instansi Pemerintah dalam hal melaksanakan tugas pokok Jabatan.
• Kondisi Lingkungan Kerja merupakan keadaan tempat Pemangku Jabatan tersebut melaksanakan tugas meliputi aspek lokasi kerja, suhu, udara, luas ruangan, letak, penerangan, suara, keadaan tempat kerja, dan getaran.
• Risiko Bahaya merupakan potensi kejadian atau keadaan yang dapat membahayakan keselamatan atau kesehatan Pemangku Jabatan secara fisik dan/atau kejiwaan ketika melaksanakan tugas Jabatan.
• Syarat Jabatan merupakan syarat minimal yang harus dimiliki Pemangku Jabatan untuk menduduki Jabatan yang terdiri atas:
  • keterampilan; merupakan kemampuan dan penguasaan teknis operasional yang dibutuhkan Pemangku Jabatan agar tugas Jabatan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat berdasarkan daftar keterampilan.
  • bakat kerja; merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang dibutuhkan Pemangku Jabatan untuk dapat mempelajari dan memahami pekerjaan secara baik berdasarkan daftar bakat.
  • temperamen kerja; merupakan kemampuan menyesuaikan diri Pemangku Jabatan dengan sifat-sifat dominan pekerjaan berdasarkan daftar temperamen.
  • minat kerja; merupakan kecenderungan Pemangku Jabatan untuk memilih pekerjaan sesuai dengan kemauan, keinginan, dan/atau kemampuan berdasarkan daftar minat.
  • upaya fisik; merupakan penggunaan organ tubuh Pemangku Jabatan yang dominan dalam pelaksanaan tugas Jabatan berdasarkan daftar upaya fisik.
  • kondisi fisik; merupakan syarat keadaan fisik yang dibutuhkan Pemangku Jabatan untuk melaksanakan tugas Jabatan.
  • fungsi pekerja; merupakan tingkat kompleksitas tugas dalam kaitannya dengan data, orang, maupun benda berdasarkan daftar fungsi pekerja.
• Prestasi Kerja merupakan prestasi Pemangku Jabatan yang diharapkan bernilai baik atau sangat baik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang manajemen kinerja
• Kelas Jabatan merupakan kedudukan yang menunjukkan tingkat Jabatan dalam rangkaian susunan Jabatan pada Instansi Pemerintah yang meskipun berbeda dalam hal jenis pekerjaan, tetapi memiliki kesetaraan tingkat kesulitan, bobot, tanggung jawab, dan tingkat persyaratan kualifikasi pekerjaan, serta menjadi dasar penggajian bagi pegawai ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai syarat Jabatan dapat dilihat pada link berikut: Contoh Daftar Keterampilan, Bakat Kerja, Temperamen Kerja, Minat Kerja, Upaya Fisik, dan Fungsi Pekerja untuk Pengisian Syarat Jabatan.

Contoh formulir pengisian Informasi Jabatan dapat dilihat pada link berikut : Informasi Jabatan.

Analisis Jabatan di lingkungan instansi pemerintah pusat dan instansi pemerintah provinsi dilaksanakan oleh unit organisasi JPT Pratama yang secara fungsional membidangi analisis jabatan. Sedangkan Analisis Jabatan di lingkungan pemerintah kabupaten/kota dilaksanakan oleh unit organisasi administrator yang secara fungsional membidangi analisis jabatan.

Tahapan proses pelaksanaan analisis jabatan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

Untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja pada masing-masing Instansi Pemerintah, Pejabat Pembina Kepegawaian membentuk Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

Tugas Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja adalah mengumpulkan data, menyusun informasi jabatan, memverifikasi data, serta mengumpulkan beban kerja dalam jangka waktu satu tahun.

Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi anggota Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja adalah:

• PNS dan/atau PPPK yang telah mengikuti pelatihan dan/atau bimbingan teknis analisis jabatan serta analisis beban kerja dan/atau;
• syarat objektif lain yang ditentukan oleh pejabat yang berwenang, termasuk pengalaman dan kemampuan lain yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas tim.

Susunan keanggotaan Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja terdiri atas:

• Seorang Ketua merangkap anggota;
• Seorang Sekretaris merangkap anggota; dan
• Paling sedikit 7 (tujuh) orang anggota, termasuk ketua dan sekretaris.

Untuk menjamin objektivitas dalam pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja, kriteria jumlah Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja anggota Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja ditetapkan dalam jumlah ganjil.

Ketua Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja dapat ditunjuk dari seorang pejabat JPT Pratama atau Administrator yang secara fungsional bertanggung jawab di bidang organisasi dan/atau kepegawaian. Tugas Ketua Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja adalah:

1. membuat rencana kerja pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja;
2. memberikan pengarahan dan bimbingan kepada anggota Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja; dan
3. menyampaikan hasil pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja kepada Pejabat Pembina Kepegawaian instansi yang bersangkutan.

Sekretaris Tim Pelaksana Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja dapat ditunjuk paling rendah seorang pejabat Pengawas yang memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang analisis jabatan dan analisis beban kerja atau Pejabat Fungsional yang membidangi analisis jabatan dan analisis beban kerja. Tugas Sekretaris Tim adalah:

1. membantu Ketua Tim dalam melaksanakan tugasnya;
2. Menyiapkan bahan diskusi, seminar atau lokakarya;
3. Menyelenggarakan diskusi, seminar atau lokakarya; dan
4. Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja, dan
5. Melaporkan hasil penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja kepada Ketua Tim.

Tugas anggota Tim adalah:

1. menentukan metode pengumpulan data yang akan digunakan;
2. mengumpulkan seluruh data dengan menggunakan metode tertentu dan menyusunnya menjadi informasi jabatan;
3. melakukan diskusi, seminar, atau lokakarya dalam rangka pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja;
4. menyusun hasil akhir analisis jabatan dan analisis beban kerja, dan;
5. melaporkan hasil penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja kepada Sekretaris Tim.