Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 56 menjelaskan bahwa setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. Penyusunan kebutuhan jumlah ini dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dan diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan. Pasal ini juga menjelaskan bahwa Menteri PAN dan RB menetapkan jumlah dan jenis jabatan PNS secara nasional.

Kemudian pada PP Nomor 11 Tahun 2017 diatur lagi bahwa Penyusunan Kebutuhan PNS harus mendukung pencapaian tujuan Instansi Pemerintah, dan berdasarkan Rencana Strategis dari Instansi Pemerintah, serta mempertimbangkan dinamika/perkembangan organisasi. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS meliputi kebutuhan untuk: Jabatan Administrasi, Jabatan Fungsional dan Jabatan Pimpinan Tinggi.

Penyusunan kebutuhan PPPK diatur dalam UU No. 5 Tahun 2014