Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Informasi Kepegawaian

Sesuai dengan ketentuan pasal 18 Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 31 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Regional, Bidang Informasi Kepegawaian (INKA) mempunyai tugas melaksanakan dan memfasilitasi pengembangan sistem informasi kepegawaian dan pengelolaan arsip kepegawaian Aparatur Sipil Negara pada instansi di wilayah kerjanya. Dalam menjalankan tugasnya Bidang INKA menyelenggarakan fungsi:

1. Pengelolaan dan pemeliharaan jaringan dan basis data kepegawaian Aparatur Sipil Negara;
2. Pengelolaan dan pemeliharaan basis data penilaian kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara
3. Pengelolaan dan pemeliharaan data kepegawaian Aparatur Sipil Negara;
4. Pelaksanaan pengolahan dan diseminasi informasi kepegawaian Aparatur Sipil Negara di wilayah kerjanya;
5. Pelaksanaaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian;
6. Pengelolaan dan pemeliharaan aplikasi sistem layanan kepegawaian pegawai Aparatur Sipil Negara;
7. Penyelenggaraan penyajian dan pertukaran informasi;
8. Pengintergrasian sistem aplikasi kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara dengan unit pengguna di wilayah kerjanya;
9. Pelaksanaan fasilitasi pengembangan sistem informasi kepegawaian dan sistem pengelolaan arsip kepegawaian;
10. Pelaksanaan pengelolaan dan fasilitasi pemanfaatan teknologi informasi kepegawaian Aparatur Sipil Negara instansi di wilayah kerjanya;
11. Pengelolaan dan pemeliharaan arsip kepegawaian baik bentuk fisik maupun elektronik; dan
12. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang informasi kepegawaian di wilayah kerjanya;

Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam melaksanakan tugas pokok fungsinya tersebut, Bidang Informasi Kepegawaian didukung oleh squad yang berkompeten. Setelah beberapa squad mendapatkan promosi dan rotasi maka pada Juni 2024 jumlah personil Bidang Informasi Kepegawaian sebanyak 21 orang yang terdiri dari satu orang pejabat Administrator dan 20 orang Jabatan Fungsional dengan rincian:

NO	JABATAN	JUMLAH
1	Kepala Bidang Informasi Kepegawaian	1
2	Pranata Komputer Ahli Muda	2
3	Pranata Komputer Ahli Pertama	5
4	Pranata Komputer Terampil	1
5	Pranata Komputer Mahir	2
6	Arsiparis Ahli Muda	2
7	Arsiparis Ahli Pertama	2
8	Arsiparis Mahir	2
9	Analis Kepegawaian	2
10	Analis Data dan Informasi	2
	Total	21

Pola Kerja

Pola kerja baru yang diterapkan bidang Informasi Kepegawaian adalah pola Kerja Orbit Berbasis Pokja (Kelompok Kerja). Ada tujuh Pokja diantaranya:

1. Pokja Pengelolaan Arsip Kepegawaian (PAK)
2. Pokja Pembangunan dan Pengembangan Aplikasi (PPA)
3. Pokja Pengelola Data Kepegawaian (PDK)
4. Pokja Penyajian dan Diseminasi Informasi (PDI)
5. Pokja Pemeliharaan Jaringan Pemanfaatan Media Daring (PJD)
6. Pokja Dukungan Layanan Teknis (PLT)
7. Pokja Integrasi Aplikasi (PIA)

Implementasi pola kerja baru ini sejalan dengan Core Value ASN BerAKHLAK yang sudah diluncurkan oleh Presiden Joko Widodo pada Tanggal 27 Juli 2022. Implementasi pola kerja baru ini juga dimaksudkan untuk semakin menginternalisasikan core values ASN BerAKHLAK. Dimensi Berorientasi Pelayanan diimplementasikan dalam bentuk penyusunan rencana aksi dan matrik peran hasil melalui pencantuman target IKM pada seluruh pegawai Bidang Inka untuk mewujudkan layanan prima kepegawaian. Tanggung jawab capaian IKM pada seluruh staff di Bidang INKA dimaksudkan untuk menjadikan upaya mewujudkan pelayanan prima kepegawaian sebagai target bersama dan wajib didukung oleh seluruh staf di lingkungan Bidang INKA.

Dimensi Akuntabel diimplementasikan melalui pelaporan kinerja yang terintegrasi. Untuk melakukan pelaporan dan pemantauan progres kinerja telah disusun rencana aksi, matrik peran hasil,PK dan target kinerja masing-masing pokja dalam satu link pemantauan dan pelaporan kinerja yang terintegrasi. Media pelaporan ini digunakan untuk memantau progres capaian kinerja Bidang. Sementara media penyelenggara layanan telah digagas dan diimplementasikan virtual helpdesk berbasis ticketing. Melalui pemanfaatan aplikasi ini dapat memperjelas pelaksana layanan, memungkinkan adanya komunikasi dua arah antara pemberi dan penerima layanan, dan outputnya dapat digunakan untuk pemantauan dan pelaporan kinerja serta dilengkapi dengan media evaluasi melalui pengisian IKM pada akhir layanan. Media layanan virtual helpdesk berbasis tiketing yang telah diimplementasikan di januari 2022 dan
terus ditingkatkan pemanfaatannya di tahun 2023.

Implementasi dimensi Kompetensi diwujudkan melalui profiling dan penempatan pegawai sesuai potensi dan kompetensi yang dimiliki pegawai serta potensi pengembangan kompetensi yang dibutuhkan oleh pegawai. Dalam rangka mewujudkan pelayanan prima kepegawaian, maka aspek kompetensi pelaksana layanan tidak bisa diabaikan. untuk itu telah dilakukan profiling atau penyusunan profil pegawai bidang INKA untuk mengetahui kualifikasi dan kompetensi pegawai di lingkungan bidang INKA, termasuk peminatan dan kebutuhan pengembangan kompetensi untuk optimalisasi kompetensi yang dimiliki masing-masing pegawai. Selain itu profiling ini juga digunakan sebagai dasar penentuan penempatan pegawai dalam pokja-pokja yang dibentuk dalam rangka pencapaian tugas-tugas bidang INKA.

Untuk menciptakan suasana kerja yang kondusif, maka telah dilaksanakan acara-acara keakraban dan kebersamaan antara lain, perayaan ulang tahun, tim building, family gathering dan sebagainya sehingga terbangun engagement pegawai meningkat. Upaya meningkatkan engagement ini menjadi bagian penting untuk mendukung suasana yang kondusif dan akrab diantar pegawai sehingga dapat memberikan kontribusi optimal sesuai dengan potensi yang dimiliki oleh masing-masing pegawai. Dengan tercipta suasana yang harmonis maka diharapkan motivasi kerja meningkat sehingga berdampak pada capaian kinerja.

Untuk menyukseskan program kerja yang mendesak dan urgent, dengan batas waktu yang pendek maka Bidang Inka juga telah melaksanakan kegiatan lembur dan jumat kolaboratif. Disamping itu dalam upaya menjaga nama baik institusi dalam berbagai kesempatan telah diinternalisasikan tentang peran penting ASN sebagai pelayan publik, pelaksana kebijakan publik dan perekat pemersatu bangsa. Implementasi lainnya, diantaranya arahan-arahan kabid untuk menjaga integritas dan moralitas dalam pelaksanaan tugas-tugas pelayanan salah satunya dengan penandatanganan pakta integritas baik secara individu maupun pelaksanaan tugas tim sekdin dan seleksi CASN.

Dalam rangka membentuk tim yang adaptif dan inovatif telah disusun perubahan pola kerja baru bidang INKA pada tahun 2024 melalui 7 pokja sebagai representasi dari pelaksanaan tusi dan target kinerja Bidang INKA. Setiap pegawai dimungkinkan terlibat lebih dari 2 pokja. Hal ini diarahkan dapat mengasah daya adaptasi, kompetensi dan semangat kolaborasi dalam pokja-pokja terkait. Melalui pokja ini juga memberikan kesempatan kepada seluruh pegawai untuk berkontribusi bagi pelaksanaan tusi dan capaian target kinerja bidang melalui keterlibatan mereka dalam pokja-pokja yang telah dibentuk. Anggota pokja dapat mengimplementasikan gagasan-gagasan terbaiknya untuk merumuskan inovasi layanan yang semakin prima.

Pembentukan pokja juga dimaksudkan untuk menciptakan kolaborasi yang semakin produktif melalui kontribusi dari masing-masing anggota pokja dalam merencanakan, melaksanakan, memantau dan melaporkan progres kinerja sehingga keseluruhan proses yang dihasilkan menghasilkan nilai tambah berupa perbaikan berkelanjutan. Melalui pembentukan pokja juga dapat menggerakkan berbagai potensi yang dimiliki oleh masing-masing anggota pokja untuk mensukseskan target-target pokja dan target kinerja bidang.

Setiap Pokja memungkinkan lintas jabatan, seperti Pokja Pengelolaan Arsip Kepegawaian (PAK) yang terdiri dari jabatan fungsional arsiparis, analis kepegawaian dan pranata komputer. Setiap orang bisa terlibat lebih dari satu pokja sesuai kompetensinya. Antar Pokja juga bisa saling berkolaborasi dalam peningkatan capaian kinerja, misalnya Pokja PAK dan Pokja PPA berkolaborasi dalam pembuatan aplikasi BOT DMS guna meningkatkan capaian kinerja PAK terkait dokumen yang diunggah di aplikasi DMS. Masing-masing Pokja yang bersentuhan langsung dengan stakeholder yaitu instansi di wilayah kerja Kanreg X, dibentuk PIC Instansi yang akan menjadi ujung tombak pelayanan Pokja tersebut. Berikut adalah rincian tugas masing-masing Pokja:

NO	POKJA	TUGAS	TIM
1	PAK	– Mengelola arsip fisik – Mengelola arsip digital dengan DMS – Melakukan rasionalisasi arsip – Melayani pemanfaatan Takah – Mereview dan update POS PAK	Ketua: Yudha Lumbawan Wakil: I Putu Gede Herry Fernandez Anggota: Lusia Dua Ate Da Silva Dwi Kuntoro Putu Desma Dewi Pratiwi Nisma Dewi Praptani Ni Made Anais Sri Wandari I Wayan Brati Puput Wijiami Ni Made Cantika Dewi
2	PPA	– Mengembangkan aplikasi yang sudah ada – Memelihara aplikasi yang sudah ada – Membangun aplikasi penunjang yang dibutuhkan – Melakukan asistensi dan melayani konsultasi pemanfaatan aplikasi – Mereview dan update POS PPA	Ketua: Putu Wiramaswara Widya Wakil: I Ketut Ari Windra Nata Anggota: I Nyoman Suartawan I Wayan Brati I Made Agus Sugiadnyana Putra I Putu Suryadharma
3	PDK	– Melakukan peremajaan data kepegawaian – Melayani konsultasi permasalahan data – Melakukan rekonsiliasi data kepegawaian – Melakukan pendampingan terhadap penyelesaian data disparitas kepegawaian – Mereview dan update POS PDK	Ketua: Made Dinda Pradnya Pramita Wakil: Bella Nugraheni Indrajati Anggota: Ida Ayu Widyantari Arnawa Ni Made Cantika Dewi Puput Wijiami I Ketut Ari Windra Nata I Putu Suryadharma I Gede Komang Puja Aditya I Ketut Deni Satria Raharja I Nyoman Suartawan I Made Agus Sugiadnyana Putra
4	PDI	– Menyiapkan basis data kepegawaian (data mirror) – Menyajikan data statistik kepegawain – Melakukan analisis dan interpretasi data statistik – Melakukan analisis dan interpretasi data E-lapkin – Menyiapkan data IP ASN – Melakukan pengelolaan website & Buletin – Mereview dan update POS PDI	Ketua: I Putu Suryadharma Anggota: Ni Made Cantika Dewi Puput Wijiami I Gede Komang Puja Aditya Made Dinda Pradnya Pramita Bella Nugraheni Indrajati Putu Desma Dewi Pratiwi Ni Made Anais Sri Wandari Ni Putu Diah Ratih Nareswari Putri
5	PJD	– Membuat peta topologi jaringan – Melakukan pemeliharaan jaringan – Menyiapkan dukungan jaringan – Melayani pemanfaatan media daring (Zoom) – Mereview dan update POS PJD	Ketua: I Nyoman Suartawan Wakil: I Gede Komang Puja Aditya Anggota: I Ketut Ari Windra Nata Putu Wiramaswara Widya I Ketut Deni Satria Raharja
6	PLT	– Menyiapkan fasilitasi pemanfaatan CAT BKN untuk seleksi – Menyiapkan dukungan pemanfaatan CAT untuk pengembangan – Supporting layanan internal Bidang INKA – Melakukan pemeliharaan fasilitas CAT – Mendokumentasikan pelaporan kinerja – Melaksanakan peran sebagai admin aplikasi Srikandi – Mereview dan update POS fasilitasi pemanfaatan CAT	Ketua: Ida Ayu Widyantari Arnawa Wakil: Made Dinda Pradnya Pramita Anggota: Putu Desma Dewi Pratiwi Nisma Dewi Praptani Bella Nugraheni Indrajati I Putu Gede Herry Fernandez Ni Made Anais Sri Wandari Ni Putu Diah Ratih Nareswari Putri Ni Made Cantika Dewi I Putu Suryadharma
7	PIA	– Melakukan asistensi Pemanfaatan Simpegnas – Melakukan asistensi integrasi Simpeg Instansi dengan SIASN – Melakukan asistensi pemanfaatan eKinerja BKN – Melakukan asistensi pemanfaatan aplikasi kinerja instansi	Ketua: I Made Agus Sugiadnyana Putra Wakil: I Wayan Brati Anggota: Ida Ayu Widyantari Arnawa Made Dinda Pradnya Pramita I Ketut Deni Satria Raharja Putu Wiramaswara Widya

Struktur orbit yang menggambarkan nama-nama pokja. Squad dapat terlibat lebih dari satu pokja, digambarkan seperti satelit yang mengisi lintasan orbit pokja, dengan demikia squad dapat mengembangkan kompetensinya dalam beberapa jenis pekerjaan yang berbeda. Warna squad yang berbeda menunjukkan jenis JFT/JFU yang mengintervensi masing-masing lintasan orbit pokja.