Singaraja (12/07/2024). Pengelolaan data aparatur sipil negara (ASN) merupakan hal yang krusial bagi efisiensi dan efektivitas administrasi pemerintahan di setiap daerah. Kabupaten Buleleng telah menunjukkan komitmen yang kuat dalam meningkatkan kualitas dan akurasi data ASN melalui serangkaian praktik terbaik yang patut dicontoh. Hal ini dapat dilihat dari data disparitas yang masih ada hanya 2 data dari 9.681 data ASN atau hanya 0.02% dari keseluruhan jumlah ASN Kabupaten Buleleng. Prestasi baik ini tentu tidak lahir begitu saja. Ada serangkaian usaha yang dilakukan oleh segenap jajaran BKPSDM Kabupaten Buleleng beserta seluruh OPD untuk menyajikan data yang berkualitas. Dalam rangka mengetahui success story  pengelolaan Data ASN, Kepala Bidang Informasi Kepegawaian Kantor Regional X BKN Denpasar, Dr. I Ketut Buana, SE., M.Si., Ak. CA melakukan kunjungan dan diskusi terpumpun pengelolaan data ASN di Kabupaten Buleleng.

Sekretaris BKPSDM Kabupaten Buleleng, I Wayan Duala Arsayasa, S.Sos, M.Si

Menurut Sekretaris BKPSDM Kabupaten Buleleng, I Wayan Duala Arsayasa, S.Sos, M.Si, didampingi Kepala Bidang Pengadaan, Pemberhentian dan Informasi made Herry Hermawan, S.STP, MAP. serta Analis Kepegawaian Ahli Muda yang menangani data dan informasi , Sang Made Ari Jayadiputra, S,Pd, terdapat beberapa upaya yang telah dilakukan dibalik suksesnya pengelolaan data ASN di Kabupaten Buleleng diantaranya:

Komunikasi efektif dan kolaborasi dengan pengelola kepegawaian OPD. Salah satu langkah awal yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Buleleng adalah memastikan komunikasi yang baik dengan pengelola kepegawaian di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Komunikasi yang efektif ini membantu dalam memastikan bahwa data yang disediakan oleh masing-masing OPD sesuai dengan kebutuhan dan standar yang ditetapkan. “Prinsipnya kita saling membantu dan saling memerlukan bahkan saling ketergantungan sehingga komunikasi wajib dijaga dengan baik”ujarnya.  

Membangun awareness akan pentingnya pemutakhiran data. Awareness tentang pentingnya memperbarui data kepegawaian menjadi fokus utama dalam upaya BKPSDM Kabupaten Buleleng. Mereka telah mengadopsi strategi untuk mendorong semua ASN untuk menggunakan tools Sistem Informasi Kepegawaian (simpeg) yang telah disediakan. Langkah ini tidak hanya memudahkan proses update data, tetapi juga memastikan bahwa data yang tersedia adalah yang terbaru dan terkini. “Selain data pribadi SKP sudah menjadi bagian daris ebuah kewajiban, sehingga data kinerja juga up to date. ASN di kabupaten Buleleng tidak hanya membuat SKP saat mau naik pangkat saja” ujar Sekban yang setahun lagi memasuki BUP ini.Kontrol dan Rekonsiliasi Data Secara Berkala. BKPSDM Kabupaten Buleleng tidak hanya bergantung pada satu sumber data, namun mereka juga melakukan kontrol dengan melakukan rekonsiliasi triangulasi data dari beberapa sumber, antara lain simpeg, data SIASN, dan data gaji yang dikelola oleh Badan Keuangan Daerah. Hal ini memastikan bahwa data yang digunakan untuk keperluan administrasi kepegawaian dan keuangan merupakan data yang akurat dan terverifikasi. “Ketiga terjadi ketidaksesauian dalam salah jenis data maka itu bisa jadi indikator awal penyebab data disparitas, sehingga berdasarkan deteksi dini ini dapat dilakukan langkah cepat untuk mengatasinya” ungkap Duala.

Analis Kepegawaian Ahli Muda yang menangani data dan informasi , Sang Made Ari Jayadiputra, S,Pd

Dalam rangka berbagi praktik baik dan memperkuat pengelolaan data ASN secara nasional, terdapat beberapa rekomendasi yang disampaikan kepada Badan Kepegawaian Negara (BKN), khususnya Kanreg X BKN diantaranya urgensi untuk membuat piloting pengelolaan data pada beberapa instansi. Kanreg X BKN dapat memulai inisiatif piloting pengelolaan data yang berhasil diadopsi oleh Kabupaten Buleleng. Langkah ini dapat menjadi contoh bagi instansi pemerintah di wilayah kerja Kanreg X BKN untuk meningkatkan kualitas dan akurasi data ASN mereka. Selanjutnya memberdayakan dan  mendukung generasi milenial dalam pengelolaan data. Kehadiran generasi milenial yang cenderung terampil dalam teknologi dapat dimanfaatkan secara optimal dalam meningkatkan kesadaran (awareness) tentang pentingnya update data kepegawaian. BKN Kanreg X BKN dapat menjaga para milenial ini dengan memberikan pelatihan dan dukungan yang diperlukan agar mereka tetap konsisten dalam menularkan kesadaran ini kepada rekan-rekan sejawatnya.

Dengan mengadopsi praktik baik seperti komunikasi efektif, membangun awareness, dan melakukan kontrol data secara rutin, BKPSDM Kabupaten Buleleng telah menunjukkan komitmennya dalam mengelola data ASN dengan baik. Kepala Bidang Informasi Kepegawaian Kantor Regional X BKN Denpasar menyambut baik saran yang diberikan. Menurutnya beberapa saran yang ditujukan kepada BKN Kanreg X Denpasar diharapkan dapat memperkuat upaya dalam meningkatkan kualitas pengelolaan data guna mendukung terwujudnya Satu Data ASN.  Buana juga berharap praktik baik ini dapat menular ke instansi lainnya terutama di 44 instansi di wilayah kerja Kantor Regional X BKN Denpasar. “Praktik baik memang sebaiknya disebarluaskan supaya menjadi inspirasi untuk pengelolaan data yang semakin berkualitas, karena disparitas tuntas data berkualitas” tutupnya (boent).